Comment calculer les indemnités kilométriques de vos salariés ?
Avantageuse pour vous comme pour vous salariés ou associés, l’indemnité kilométrique permet à ces derniers de déduire leurs frais professionnels selon le barème fixé par l’administration fiscale.
Quant à vous, vous pouvez également déduire ces frais de votre résultat final. Mais dans les faits, comment calculer les indemnités kilométriques de vos salariés ?
En quoi consistent les indemnités kilométriques ?
L’indemnité kilométrique désigne une compensation financière forfaitaire ou non accordée par une entreprise à un salarié, un associé ou même un dirigeant utilisant son véhicule personnel dans le cadre professionnel.
Il s’agit de rembourser tous les frais engagés par le bénéficiaire au profit de l’entreprise. En effet, de telles indemnités ne sont pas accordées si celui-ci utilise un véhicule appartenant à la flotte de sa société.
Ce remboursement concerne les automobiles, les motos, les scooters, ainsi que les cyclomoteurs.
Comment calculer les frais d’indemnité kilométrique ?
L’indemnité kilométrique couvre alors un ensemble de dépenses liées à l’usage des véhicules cités précédemment selon le barème de 2020 :
- Le carburant
- Les frais d’entretien et de réparation
- L’amortissement financier du véhicule
- L’assurance
- Les frais de parking et de péage sur présentation d’un justificatif.
Son montant dépend du type de véhicule, de sa puissance fiscale ainsi que des distances parcourues.
Quel type d’indemnisation choisir ?
Pour un remboursement des frais réels, vous devez rembourser la somme exacte dépensée par le salarié sur présentation de justificatifs.
En revanche, pour un remboursement forfaitaire, retrouvez tous les barèmes de calcul pour chaque type de véhicule sur le site français des impôts.
Pour calculer le remboursement des frais, vous devrez également vous baser :
- La distance parcourue km parcourus par votre salarié ou associé.
- Les dates précises de prise du véhicule.
- Les lieux sur lesquels votre salarié ou associé s’est rendu.
- Le motif professionnel ou l’objet du déplacement.
N’oubliez pas de demandeur leurs notes de frais à vos salariés, notamment pour les frais de parking ou de péage.
Nota bene : le remboursement des frais kilométriques basés sur le barème de l’administration fiscale ne concerne que les véhicules à moins de 7CV. Si le véhicule de votre salarié dépasse ce plafond, il ne sera remboursé que pour 7CV.
Quel impact sur la trésorerie ?
Des déductions au niveau de l’entreprise mais aussi au niveau des salariés peuvent être obtenues en cas d’indemnisation forfaitaire.
Quelles déductions au niveau de l’entreprise ?
Les indemnités kilométriques versées par une entreprise sont en principe déductibles de son résultat imposable.
Bien évidemment, les dépenses engendrées doivent être strictement liés à des déplacements professionnels ou dans certains cas au trajet domicile-travail.
Quels exonérations pour les salariés ?
Les indemnités kilométriques peuvent être exonérées de cotisations sociales pour les salariés, dans la limite fixée par le barème kilométrique.
Attention, le salarié doit toujours être en mesure de justifier chaque déplacement au moyen d’un document, d’un ticket ou d’une facture.
’Agiroute vous recommande de sensibiliser vos salariés aux bonnes pratiques à adopter dans le cadre de la prise de leur véhicule personnel notamment lors de leurs déplacements professionnels et à toujours conserver les justificatifs leur permettant d’être remboursé.
