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déplacement professionnel avec véhicule personnel

Comment gérer les déplacements professionnels avec un véhicule personnel ?

Il arrive que vos salariés soient contraints de faire usage de leur propre véhicule à des fins professionnelles. On parle ici de déplacement professionnel, et donc de trajets réglementés dans le cadre du travail.

Or, si vos collaborateurs ne disposent pas de véhicule professionnel, comment fonctionne le remboursement des frais kilométriques ? 

Plus globalement, comment fonctionne la gestion des déplacements professionnels avec un véhicule personnel ?

Rappel : qu’est ce qu’un déplacement professionnel ? 

Il s’agit d’un voyage ou d’un trajet effectué dans le cadre du travail de votre collaborateur. Il peut s’agir d’une mission sur le territoire français ou à l’étranger. 

Les déplacements professionnels comprennent les : 

  • Déplacements à visée commerciale 
  • Trajets pour se rendre d’un établissement/chantier à un autre. 
  • Voyages ponctuels pour se rendre à des salons ou séminaires nécessaires au développement de l’entreprise
  • Trajets de livraison de marchandises 
  • Déplacements dans le cadre d’une fonction itinérante (commerciaux, aide-soignants, infirmiers…) 

Tout trajet correspondant à ces propositions peut être remboursé par l’employeur si le collaborateur fait usage de son véhicule personnel et non d’un véhicule de flotte. 

Nota bene : Le fait de se rendre sur son lieu de travail avec son véhicule personnel n’est pas considéré comme un déplacement professionnel. 

Quelles démarches effectuer auprès des assurances ?

Dans le cas où vous ne disposez pas de flotte automobile, vos salariés sont en mesure d’utiliser leur propre véhicule motorisé. Il peut s’agir d’une voiture, d’une moto, ou d’un scooter.

Or, vous devez en être informé au plus vite afin de :

  • Déterminer le remboursement des frais kilométriques
  • Veiller à la protection de vos collaborateurs grâce à une garantie d’assurance mission, contractée auprès de votre assureur. 

Aussi, veillez à bien préciser les déplacements professionnels de vos collaborateurs dans leur contrat ainsi que leur moyen de locomotion. 

De plus, il est également recommandé de bien vérifier auprès de votre salarié que ce dernier ait souscrit une extension de garantie.

Comment fonctionne le remboursement des frais de route ? 

Comme précisé plus haut, le remboursement des frais de route ne concerne que les déplacements professionnels. Ainsi, les trajets domicile-lieu de travail ne sont pas pris en compte.

De ce fait, le remboursement de vos salariés se fait sur la base du barème kilométrique établi par le ministère de l’Economie et des Finances. 

Ce barème prend en compte divers éléments liés à l’utilisation du véhicule, soit le carburant, les frais de réparation, etc. 

A savoir que l’ont peut déduire les frais de péages et de stationnement mais qu’ils ne (justificatifs à l’appui) sont pas compris dans le tableau. 

Depuis quelques années, le remboursement ne concerne que les véhicules compris entre 3 et 7 chevaux. De plus, il existe un barème pour chaque type de véhicule : voiture, moto, scooter/vélomoteurs. 

Nota bene : votre salarié peut être remboursé de ses frais de route (grâce aux justificatifs originaux) en prouvant la distinction des  kilométrages privés et professionnels. 

Agiroute vous recommande donc de sensibiliser vos salariés aux bonnes pratiques à adopter, notamment lors de leurs déplacements professionnels et à toujours conserver les justificatifs leur permettant d’être remboursé. 

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